Eric Schümann

„Wir haben einen großen Sprung nach vorn gemacht“

Die Ansprüche an den Internetauftritt einer Hochschule sind in den vergangenen Jahren stetig gestiegen. Ansprechend aussehen soll die Website – auf dem Handy, auf dem Tablet und auf dem Schreibtisch-Bildschirm. Schaut man sich die Beispiele namhafter Hochschulen im In- und Ausland an, so ist die Navigationsstruktur vom Nutzer aus gedacht, Informationsbedürfnisse werden innerhalb weniger Klicks verlässlich erfüllt. Und letztlich: Barrierefrei sollen die Inhalte sein, so schreibt es das Gesetz vor. Bei der Neugestaltung eines Internetauftritts muss viel bedacht werden. Die Universität Erfurt hat genau das getan und ist heute mit ihrer neuen Website an den Start gegangen. Ein Gespräch mit Eric Schümann, der das Projekt geleitet hat…

Herr Schümann, das „Baby“ ist geboren, wie fühlt sich das heute für Sie an?
Es ist, das können Sie sich sicher vorstellen, ein wunderbares Gefühl, nach all der Kraft, die wir in den neuen Webauftritt gesteckt haben, ihn nun live präsentieren zu können. Wir haben es geschafft! Und zwar in einer vergleichsweise sehr kurzen Zeit. Von den ersten Überlegungen bis zum Go-Live sind zwei Jahre vergangen, das ist schon ordentlich. Zugleich sind wir natürlich sehr gespannt auf die Rückmeldungen: Was tun die Nutzer auf unserer Seite, wie kommen sie zurecht, wo gibts noch Verbesserungspotenzial? Also alles in allem ist das ganz schön aufregend…

Was hat der alten Seite denn gefehlt, so dass der Relaunch erforderlich wurde? Oder anders gefragt: Was kann die neue Seite, das die alte nicht konnte?
Nun, die alte Seite war nicht nur optisch, auch strukturell und vor allem technisch überholt. Das ist kein Geheimnis. Mit der neuen Seite haben wir das nun gelöst. Und natürlich auch gleich die Funktionen und Möglichkeiten für unsere Redakteure und Nutzer erweitert. Ob es die Barrierefreiheit ist, die Suchmaschinenoptimierung oder das responsive, an das neue Erscheinungsbild der Uni Erfurt angepasste Design, damit die Seite auf jedem Endgerät funktioniert – wir haben einen großen Sprung nach vorn gemacht. Auch mit Blick auf die Anbindung von Daten wie beispielsweise Personen- oder Forschungsdatenbanken. Auf unserer alten Website waren viele Daten für Suchmaschinen nicht auslesbar und mussten überdies mehrfach gepflegt werden. Das ist nun deutlich verbessert worden.

So ein Relaunch ist eine ziemlich komplexe Sache – unzählige Dinge müssen bedacht, viele Bedarfe und Personen in die Überlegungen einbezogen werden. Was waren die konkreten Herausforderungen und wie sind Sie vorgegangen, damit das Projekt gelingt?
Sie haben es im Grunde schon gesagt: Die Komplexität der Bedarfe und die Verschiedenheit unserer Anspruchsgruppen – sprich: alle Beteiligten, bzw. neudeutsch „Stakeholder“, miteinander ins Gespräch zu bringen, die Vielzahl der Wünsche an die neue Seite zu erfassen, zu sortieren, zu priorisieren und natürlich Lösungen dafür zu finden. Und in der letzten Projektphase zudem 400 Redakteure in sehr kurzer Zeit inhouse zu schulen, sprich: mehrfach pro Woche, und dabei die Begeisterung für das neue System zu entfachen – das war ein „dickes Brett“. Aber es ist gelungen. Unter anderem, weil wir uns sehr intensiv vorbereitet und uns bereits in der Ausschreibungsphase Hilfe vom Profi geholt haben. So waren wir auf  Arbeits- wie Lenkungsebene von Beginn an, darauf eingestellt, zügig zu Entscheidungen zu kommen und sie gemäß unserer im Vorfeld festgelegten Richtlinien zu gewichten.  Aber wir waren auch deshalb erfolgreich, weil uns mit unserer Agentur Pluswerk ein erfahrener Partner für den Relaunch zur Seite stand. Mit ihm haben wir erstmals ein Projekt agil – nämlich mit der SCRUM-Methode – umgesetzt, eine für uns ganz neue Vorgehensweise, die sich aber in diesem Fall als absolut geeignet herausgestellt hat. Und nicht zuletzt muss ich hier natürlich das Webteam, bestehend aus Rechenzentrum und Hochschulkommunikation, und die Steuerungsgruppe ins Spiel bringen, die hier tolle Arbeit geleistet haben. Das ging Hand in Hand vor allem auch mit all den engagierten Redakteur*innen in den (de-)zentralen Einrichtungen, so dass auch größere Hürden genommen werden konnten. Darauf bin ich in der Tat ein bisschen stolz und kann mich an dieser Stelle nur bedanken!

Wie haben Sie es denn geschafft, die vielen Stakeholder einzubeziehen?
In erster Linie durch intensive, regelmäßige Gespräche mit den Nutzer*innen bzw. Redakteur*innen. Wir sind zum Beispiel mit einem sogenannten „World Café“ in das Projekt gestartet. Dazu waren alle Hochschulangehörigen einen ganzen Tag lang eingeladen, mit uns Ideen für die neue Website zu sammeln, ihre Wünsche mitzuteilen und mit uns gemeinsam an Lösungswegen zu arbeiten. Mit dem enormen Input aus dieser Veranstaltung sind wir dann in die Arbeit mit unserer Agentur gestartet. Und auch bei jedem weiteren Schritt haben wir die Redakteur*innen mitgenommen ob im persönlichen Gespräch, in unserem Web-Tagebuch zum Relaunch, dem Kanzler-Newsletter, in Schulungen oder dem persönlichen Support bei der Migration der Webseiten, die unsere Redakteur*innen in den einzelnen Bereichen ja selbst gestemmt haben. Das agile Vorgehen hat uns dabei insofern geholfen, als dass die Kolleginnen und Kollegen von Beginn an sehen konnten, wie die Website wächst und wie ihr eigenes Zutun dazu beiträgt. Das war sehr motivierend.

In diesem Web-Relaunch-Projekt ist die Uni Erfurt erstmals agil vorgegangen, das heißt: Das Projekt wurde mit SCRUM, einer agilen Projektmanagement-Methode, entwickelt. Wie waren die Erfahrungen?
Wie schon gesagt: Für unseren Relaunch war die Methode sehr geeignet. Das würden wir genau so wieder tun. Zugegeben, am Anfang war ich ein bisschen skeptisch, ob uns das gelingen würde, denn als ich 2019 das Projekt übernahm, hatte hier noch niemand mit SCRUM gearbeitet. Wir mussten uns gemeinsam darauf einlassen, und es bedurfte eines großen gegenseitigen Vertrauens besonders auch in das Team von Pluswerk, unserer Agentur. Und der Reflektion: Warum wollen wir dies oder jenes eigentlich genau so und nicht anders? Und wie formulieren wir unsere Wünsche in ganz konkreten, unmissverständlichen Ansagen an die Programmierer? Ein Lernprozess. Aber einer, der uns schnell „in Fleisch und Blut“ übergegangen ist. Und der uns auch künftig helfen wird, unsere Arbeit sehr viel präziser zu gestalten.

Das Ergebnis gibt Ihnen Recht, der Relaunch ist gelungen, die Website steht. Das heißt, die nächsten fünf Jahre passiert auf dieser „Baustelle“ erst einmal nichts?
(Lacht.) Das wäre toll, aber nein, so eine Website ist wahnsinnig schnelllebig. Es gibt dauernd neue Anforderungen, ob an die Technik oder bezüglich neuer Funktionalitäten. Das ist, wenn Sie so wollen, eine Dauerbaustelle. Deswegen haben wir uns auch für einen sogenannten „Permanent Relaunch“ entschieden, also einen, der beständig fortgesetzt wird, damit wir eben gerade nicht in fünf Jahren wieder vor vorn beginnen müssen. So eine Website ist ja nie zu 100 Prozent fertig. Es fehlt immer etwas und wenn man es hat, tun sich neue Bedarfe auf. Wir haben jetzt eine gute Grundlage geschaffen, aber haben auch noch weitere Punkte auf unserer „To-do-Liste“, die wir in den kommenden Wochen, Monaten, Jahren je nach Priorität ergänzend umsetzen wollen. Unser Budget ist ja nicht unbegrenzt, die Wünsche der Nutzer dagegen schon eher. Aber die behalten wir natürlich im Blick und freuen uns auch auf möglichst viel Feedback zur neuen Website, damit wir sie immer weiter verbessern können. Und bevor Sie fragen: Nein, wir haben noch nicht genug, wir bleiben am Ball und freuen uns auf die nächsten Schritte…